Paso a paso para diseñar flujos de trabajo

Puntos principales

La productividad también es un factor de diferenciación muy importante en el mercado, ya que con mayor rentabilidad se puede trabajar en estrategias más agresivas de posicionamiento.
Pero en los negocios más pequeños suele reinar la desorganización. Entonces, se vuelve fundamental organizar mejor el trabajo, para aumentar la eficiencia.
Conoce cómo diseñar los flujos de trabajo de tu negocio teniendo en cuenta tres factores: los objetivos que se quieren alcanzar, la estructura de la organización y los recursos disponibles.

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Como dueños de un negocio, al momento de trabajar en la competitividad solemos enfocarnos en la propuesta de valor, las nuevas campañas de marketing o el lanzamiento de promociones. Y olvidamos de que la productividad también es un factor de diferenciación muy importante en el mercado, ya que con mayor rentabilidad se puede trabajar en estrategias más agresivas de posicionamiento.

Por supuesto, en los negocios más pequeños suele reinar la desorganización, porque son muchas las tareas por cumplir y los recursos (tanto en personal como en tecnología) son escasos. Entonces, se vuelve fundamental organizar mejor el trabajo, para aumentar la eficiencia. Vamos a ver en este nuevo artículo de Mi Propio Jefe de qué se trata.

Un flujo de trabajo, o workflow en inglés, está integrado por una serie de pasos que, cuando se siguen, llevan a un objetivo específico. En esta secuencia podemos incluir, por ejemplo, las tareas diarias que se realizan en un almacén para enviar los pedidos de una tienda en línea. O cómo se realizan las compras de insumos para asegurar el cumplimiento de las órdenes de producción de una fábrica.

Estos procesos, que deben ser rigurosamente documentados, están determinados por tres factores: los objetivos que se quieren alcanzar, la estructura de la organización (que va a determinar quién va estar a cargo de la ejecución de cada flujo y quién de su monitoreo) y los recursos disponibles (por ejemplo, un sistema de administración empresarial con un módulo de inventarios, en el caso del manejo de la bodega).

Tener en cuenta estos tres factores es fundamental, porque de lo contrario el diseño de los flujos de trabajo va a ser deficiente. Y además, este análisis nos va a permitir tener un diagnóstico claro sobre las deficiencias de la empresa, por ejemplo la falta de plataformas empresariales adecuadas, o del personal capacitado para asumir determinadas tareas.

¿Cómo diseñar un flujo de trabajo?

Ahora que tienes esta información clara, vamos a avanzar entonces en el paso a paso para diseñar los flujos de trabajo en la empresa. Si todavía no cuentas con ninguno, es normal que te sientes agobiado. Así que empieza por aquellos que tienen un impacto directo en los resultados del negocio, como por ejemplo la prospección de nuevos clientes o la cobranza.

Paso #1. Haz un mapa de las diferentes áreas de la empresa

Lo primero que tienes que hacer es un diagrama de la estructura organizacional del negocio y cuáles son las tareas más importantes que ejecuta cada área. Esto te va a permitir, en primer lugar, confirmar que los flujos más importantes están cubiertos (siempre pensando en la satisfacción del cliente). Y detectar problemas y deficiencias (por ejemplo en la toma de decisiones), que pueden estar arrastrando toda la cadena de producción y ventas, y afectando la experiencia final del consumidor.

El 45% de las actividades de un negocio pueden ser automatizadas. Por ejemplo, algunos flujos de producción, de marketing y de contabilidad.

#2. Documenta los diferentes flujos

Entre los más importantes, y según el giro del negocio, están la fabricación de cada producto o la prestación de cada servicio, el cierre de ventas, la compra de insumos y servicios, el diseño de campañas de marketing, etc. Es importante ser lo más específicos posible, para que cada integrante del equipo cuente con la orientación y la información que necesita para hacer bien su trabajo. Ten en cuenta además la relación entre las diferentes áreas, y cómo deben comunicarse o continuarse esos procesos.

#3. Automatiza

Lo que sigue es enfocarse en el ahorro de los recursos más valiosos de la empresa, es decir, el tiempo, el dinero y el talento humano. La respuesta está casi siempre en la automatización. Y un dato fundamental de estos tiempos es que las pymes hoy tienen muchas opciones tecnológicas disponibles, a precios accesibles y con un alto nivel de servicio. ¿Sabías que, según muchos estudios, el 45% de las actividades de un negocio pueden ser automatizadas? Por ejemplo, algunos flujos de producción, de marketing y de contabilidad.

Lo importante al iniciar un proceso de automatización en el negocio es buscar a proveedores certificados, con años de experiencia en el mercado y con un servicio personalizado y atento a las necesidades de tu negocio.

#4. Elimina actividades innecesarias o terceriza

Como siempre decimos en este blog… ¿Qué necesitas para crecer? Foco, foco y más foco. Así que además de automatizar, gana tiempo al eliminar actividades no esenciales para el negocio principal o el motor de los ingresos. O tercerízalas, y gana, además de tiempo, conocimientos.

Por ejemplo, puedes delegar la contabilidad en un despacho especializado es tu sector específico de actividad, o las campañas de marketing en una agencia digital. Quizá vas a tener que aumentar tu presupuesto al principio, pero en el mediano y largo plazo eso se va a ver compensado por mayores ganancias.