Seguramente arrancaste el año con un propósito: organizarte mejor y aprovechar mejor tu activo más valioso: tu tiempo. Como emprendedores cada día tenemos una gran cantidad de asuntos por resolver, lo cual se traduce en una larga lista de pendientes. Pero, por lo general, y aunque pasemos horas y horas trabajando, solemos terminar la semana frustrados por la gran cantidad de tareas que no pudimos completar.
¿La clave para volvernos más productivos? Armar un plan de trabajo semanal que nos permita priorizar tareas, mantenernos enfocados y no perder el tiempo. Algo que hacen los emprendedores más exitosos es reservar una hora los domingos por la tarde o por la noche para tomar su agenda y revisar su rutina, sus citas o reuniones agendadas y armar una lista de pendientes organizada en cinco categorías, mismas que ahora te presentamos.
Es que, como explicó David Allen a través de su famosa metodología Getting Things Done (GTD), para hacer que las cosas sucedan lo primero que tenemos que hacer es sacarlas de nuestra cabeza y registrarlas en un papel, una agenda o en la computadora. Porque con un sistema de organización no solo podemos volvernos más eficientes, sino también ganamos paz mental.
Veamos cuáles son las cinco categorías a tener en cuenta para organizar mejor las tareas pendientes. Al final de este artículo hallarás una plantilla descargable —para que puedas imprimirla y utilizarla cada semana—. También puedes utilizar una plataforma de administración de proyectos, como Trello o Asana, con tarjetas que incluyan estas mismas categorías.
Recuerda que cuanto más detallada sean tus herramientas de planificación, más podrás trabajar enfocado y con eficiencia; de lo contrario, las urgencias y las distracciones te superarán.
#1. Bandeja de entrada
Registra aquí todos, pero todos, los pendientes que tengas en este momento en la cabeza. Desde hablar con el contador o pagar los impuestos del negocio, hasta terminar con una presentación o con un envío de productos. Esta lista será la base para que luego priorices, agendes, postergues, delegues o directamente descartes algún asunto.
#2. Próximas tareas
En esta categoría debes incluir los pendientes que pueden resolverse en menos de cinco minutos, pero que pueden suponer un dolor de cabeza si no se cumplen a tiempo, como pagar el recibo de la energía eléctrica o la tarjeta de crédito corporativa, confirmar una cita con un cliente importante o reservar un pasaje de avión. Fija para cada pendiente una fecha límite, regístralos en tu agenda de papel o electrónica y destina una hora de cada jornada laboral para realizarlos (idealmente por la tarde, cuando tu energía empieza a decaer).
#3. Lista de espera
Esta sección está dedicada a esas tareas que están a cargo de otras personas y por las que tenemos que esperar. Por ejemplo, la respuesta a una propuesta comercial, el envío de una cotización o algún proyecto que encargamos a algún colaborador. Recuerda que delegar es imprescindible para ser productivos, pero eso no significa que podemos olvidarnos de dar seguimiento a los pendientes.
#4. Proyectos
Cuando una tarea demanda varios pasos, mayor tiempo y la participación de más personas, es un proyecto. Y todo proyecto necesita de su propia estructura y flujo de organización con pasos específicos, fechas de cumplimiento y asignación de responsables. Escribe en ella cuáles son los proyectos más importantes en los que tienes que trabajar; por ejemplo, el diseño de un nuevo plan de marketing o la compra de nueva maquinaria para el área de producción de tu negocio.
#5. Algún día
Por último, utiliza esta categoría para registrar ideas, lecturas, tareas o proyectos que sean importantes para el crecimiento del negocio o tu vida personal, pero que no requieran de una resolución inmediata. Por ejemplo, aquellas que no tendrán un efecto directo en los resultados de la empresa, aquellas cuyo momento no es el adecuado o simplemente aquellas para las que aún no cuentas con el presupuesto necesario. Al final de cada semana, antes de descartar la lista, registra estos pendientes en tu agenda o app de organización en una carpeta de “Proyectos futuros” para que no los olvides.
Descarga la plantilla e imprímela, recuerda tenerla a la mano para planificar tus procesos de una mejor forma y con ello avanzar con tu negocio. ¡Regístrate y obténla sin costo!
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