Cuando los negocios pequeños y medianos no manejan de manera adecuada sus cuentas por cobrar solo arriesgan su flujo de efectivo, así como la posibilidad de cumplir con sus propios pagos y la salud de sus finanzas; poniendo en juego sus procesos productivos, su logística, la relación con los clientes y hasta el clima laboral.
El crédito a los clientes es fundamental para generar más ingresos y, por supuesto, debe ser parte de la estrategia de ventas. Pero si no se administra de forma ordenada e inteligente crea muchos problemas y golpea la solvencia de la empresa. Hoy queremos compartirte dos prácticas fundamentales para que evites caer en este error tan común causante del cierre de tantos negocios como el tuyo.
¿Qué es la gestión de las cuentas por cobrar?
Empecemos por aclarar de qué hablamos para que entiendas la importancia de este proceso.
La administración de las cuentas por cobrar se relaciona con el manejo de los créditos y plazos de pago que se otorgan a los clientes e incluye los siguientes procesos:
- Definir y ajustar cada año las políticas de crédito de la empresa.
- Controlar la facturación y las condiciones de pago establecidas en cada documento.
- Gestionar la cobranza.
- Dar seguimiento a la comunicación con los clientes y los recordatorios de pagos o demoras.
- Analizar y ajustar las condiciones de crédito para cada cliente.
- Administrar la cartera de deudores.
Este proceso es clave para mantener un flujo de efectivo saludable y asegurar que la empresa pueda pagar sus compromisos, cumplir con la nómina o aprovechar una oportunidad de inversión. Su objetivo siempre debe ser mantener a raya los costos y los riesgos que implica dar a un cliente la posibilidad de liquidar una factura a 60 o 90 días para a su vez ofrecer incentivos de compra para los prospectos y los nuevos clientes.
Dos acciones clave
Para optimizar la gestión de las cuentas por cobrar hay dos acciones clave a considerar: la primera es trabajar conjuntamente con tu Contador en políticas de crédito equilibradas que aseguren un flujo sano de efectivo; pero que también permitan que los vendedores tengan herramientas para atraer y mantener clientes e incluso aumentar el ticket de compra promedio.
La segunda acción fundamental es la automatización del proceso de cobranza a través de sistemas que permitan captar la información de todo el ciclo de compra-venta, mantenerla actualizada y llevar un mejor control de la relación con los clientes y los cobros. Imagina todos los errores, problemas y demoras que significaría hacerlo de manera manual como en el pasado.
¡No hay excusas! Ahora las pequeñas y medianas empresas (Pymes) tienen acceso a una gran variedad de plataformas de administración empresarial fáciles de usar, accesibles en térmicos de costos, y que permiten controlar en su totalidad el proceso de cobranza.
En este caso, la función más útil de estos sistemas es la del “expediente de clientes”, a través de la cual se pueden consultar los estados de cuenta de cada cliente, los productos apartados, los pedidos pendientes de entrega, las compras mensuales, las citas programadas y, claro, la antigüedad de los saldos. Con toda esta información actualizada y registrada de manera automática desde las diferentes fuentes de información (por ejemplo, la caja de cada sucursal) se puede dar seguimiento preciso y detallado sobre la cartera de deudores tanto en moneda nacional como extranjera y detectar problemas para gestionar mejor la cobranza.
Otra gran ventaja de estos modernos sistemas de administración empresarial es que se puede acceder a ellos y usarlos de manera remota a través de Internet. Conoce más sobre esta función en Aspel SAE Nube.
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