Puntos principales
- Una de las claves para enfocarse y poder aprovechar mejor el tiempo es trabajar en un ambiente ordenado.
- Para la reorganización del negocio hay que trabajar en el espacio de trabajo y la operación, pero también en la mente del fundador y en la salud de sus relaciones.
- No intentes resolver todo de un día para otro. Traza un plan de limpieza y reorganización de tres a seis meses, pero comprométete a trabajar en él cada día.
Como explica el famoso Robin Sharma,
“Los emprendedores más notables entienden que la adicción a la distracción es la muerte de la producción creativa”
Entonces, queda claro que una de las claves para enfocarse y poder aprovechar mejor el tiempo es trabajar en un ambiente ordenado. Para conseguirlo hay que eliminar de la rutina diaria todo aquello que nos hace desperdiciar recursos y energía.
Así que, en este año que aún arranca, nos parece una gran idea compartirte este checklist sobre las cinco cosas que necesitas limpiar en tu negocio para tener un año más productivo. Por supuesto, se trata de un proceso de tres a seis meses, porque es imposible que puedas resolver todo de un día para otro. Así que tómatelo con calma, pero también con seriedad y compromiso. ¡Comencemos!
Limpia tu mente
Si el año pasado atravesaste por muchos problemas —y tu foco está en los pensamientos de dificultad, escasez y “mala suerte”—, entonces llegó el momento de resetear tu mentalidad. ¡Ten en cuenta que este es el paso más importante para determinar tu desempeño como dueño del negocio durante este año! Para lograrlo, empieza por leer buenos libros de desarrollo personal y productividad, como Manifiesto para los héroes de cada día, de Robin Sharma.
Además, haz una lista de esos pensamientos negativos que traban tu crecimiento y reemplázalos por afirmaciones que te ubiquen en otra perspectiva. Por ejemplo, “El negocio no deja de perder dinero” se convierte en “Trabajamos en procesos para aumentar la rentabilidad de la operación”.
Limpia tu espacio de trabajo
Las pilas de papeles o revistas sin leer, las cajas de mercadería sin clasificar y hasta los trastes en el fregadero son grandes drenadores de atención y energía. Identifica cuáles son los lugares de la oficina (o de tu casa, en caso de que hagas home office) donde tienden a acumularse las cosas y ponte un plazo de un mes para liberte de todo aquello que el negocio ya no necesita. Digitaliza los documentos importantes con la ayuda de un escáner. Compra una trituradora de papel (verás lo terapéutico que puede resultar usarla). Deja sobre el escritorio solo esos dos o tres libros que vas a leer en la semana.
En caso de ser necesario, contrata espacio de almacenamiento en una bodega externa. Y, por supuesto, para mantener el orden, adopta una rutina diaria de limpieza y organización.
Limpia tu computadora
Quizá no tengas en cuenta el ruido que puede provocar en tu mente encender la computadora y encontrarte con un montón de archivos, documentos, imágenes y comprobantes de pago dispersos en la pantalla. Por eso, es importante que dediques tiempo a reorganizar las carpetas, eliminar aquello que ya no sirve y hacer copias de seguridad para asegurar que los archivos más importantes estén protegidos.
Para no caer de nuevo en el caos luego de algunas semanas, sigue algunas reglas sencillas, por ejemplo: archivar una presentación cada vez que la envíes por correo, eliminar una captura de pantalla que ya no vas a volver a utilizar y usar una vez a la semana aplicaciones de limpieza para computadoras, como Clean My Mac o Avast Cleanup.
Otra recomendación útil es guardar en un disco duro externo aquellos archivos que ocupen demasiado espacio en el disco duro de la computadora y que podrían alentar su funcionamiento, además de servirte como respaldo informativo.
Limpia la operación de tu negocio
El siguiente paso, fundamental, es revisar a fondo cómo se hacen las cosas en la empresa. Empieza por detectar cuáles son las mayores fuentes de problemas, como las demoras en las entregas de productos, en los cobros de las facturas o en la atención de quejas. Haz una lista de prioridades, y luego enfócate en diseñar nuevos procesos y adquirir herramientas para eliminar esas barreras a la productividad.
Por ejemplo, si el problema principal está en el envío a tiempo de los productos de la tienda en línea, revisa qué ocurre en el almacén. Probablemente necesitas incorporar un sistema de administración de inventarios, como Aspel SAE, módulo de inventarios, que te permita llevar un registro preciso de entradas y salidas de mercadería; y que además pueda conectarse de manera sencilla con un marketplace o un ecommerce propio.
En el caso de los cobros —que pueden complicar la disponibilidad de efectivo y, por lo tanto, la salud financiera del negocio— la respuesta también está en la tecnología, a través de sistemas de facturación, como Aspel FACTURE, que permitan generar los CFDI conforme a todos los requisitos de los clientes y de la autoridad fiscal, enviarlos a tiempo y dar seguimiento a los cobros.
Limpia tus relaciones de negocios (y personales)
Las relaciones tóxicas no solo pueden arruinarnos la vida, sino también el futuro del negocio. Así que, por más doloroso que sea, identifica quiénes son esas personas capaces de afectar negativamente tu estado de ánimo, tu motivación y tus planes. Puede ser uno de tus socios, un proveedor, un cliente difícil, un empleado de confianza, un amigo y hasta un miembro de tu familia.
Analiza cuál es la mejor manera de reducir el contacto o incluso eliminarlo directamente. Da explicaciones solo en caso de que sean necesarias, no desperdicies energía ahí también. Después, enfócate en quienes te prestan atención, te impulsan con un consejo, un contacto o una compra: simplemente te hacen bien. ¡No es tan difícil saber quiénes son!
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